|
 Kanunlar ile yapılacak
ihalelerin ve ilgili
yönetmelikleri gereği
düzenlenmesi zorunlu olan
standart formların ve
evrakların resmi evrak
hüviyeti taşıması nedeni
ile bilgisayar yazılımında
yapılması.
Hazırlanacak standart form
ve evrakların bir kısmının
ilgili mevzuatı gereği
elektronik ortamda bağlı
bulunduğu idarenin
internet adresi aracılığı
ile yapılması
öngörüldüğünden, bu tür
form, evrak, bilgi,
istatistik ve her türlü
kaydın bilgisayar yazılımı
ile yapılması.
Yazılım, ihalesi yapılan
işlere ait standart form,
evrak, yazışma vb. gibi
işlerin yanında, idarenin
ihtiyacı olan her türlü
istatistiği, gerekli
uyarıları, yasal süreleri
de kullanıcıya
hatırlatılır.
Satın Alma İşlemlerinin
Asgari Aşamaları Bölümü
Yazılımı
İhale Süreci Bölümü
Yazılımı
İhale Hazırlık Aşaması
Bölümü Yazılımı
İhale Komisyonu
Çalışmaları Bölümü
Yazılımı
İhale Sonrası İşler Bölümü
Yazılımı
İhale Sürecinin
Başlangıcından Sonuna
Kadar Olan İzlek Bölümü
Yazılımı
İhtiyaç listesinin
hazırlanması ile birlikte
ihale dosyasının seçilen
ihale usulü ile (açık,
belli istekliler,
pazarlık, doğrudan temin)
başlatılması,
Seçilen ihale usulüne ve
teklif sözleşme türüne
göre hazırlanması gereken
ihale dokümanlarının
yazılımca otomatik
belirlenmesi,
Mal/iş kartında teknik
şartnamesi var ise teknik
şartnamedeki hususlar
dahilinde yaklaşık maliyet
çalışması yapılacak firma,
dönem ve kamu kurumlarının
seçilebilmesi,
Belirlenen firma veya
kurumlar ile Yaklaşık
maliyet çalışmalarının
otomatik olarak yapılması
(yazışmalar ve teklif
edilen fiyatların
girilmesi ve maliyetin
bulunması) ve harcama
kalemine göre mevcut
ödeneğin kontrol edilerek
KDV dahil olarak ödenek
blokesinin yapılması ve
Yaklaşık Maliyet
Cetvelinin hazırlanması,
Ödenek durumu uygun değil
ise bu durum kullanıcıya
hatırlatılması,
İhale Dokümanlarının
otomatik olarak
hazırlanması (Belli
istekliler ve Pazarlık
dahil).
Tip İdari Şartname
İhtiyaç Listesi
Tip Sözleşme
Standart Formlar
Teknik Şartname
Açıklama ve Zeyilnameler
Diğer ihale dokümanları
İhale İşlem Dosyası
Bilgileri Çerçevesinde
Bütün standart formların
otomatik olarak
hazırlanması,
Yaklaşık maliyete ve
yürürlükteki eşik değere
göre ihalenin yabancı
isteklilere açık olup
olmadığının tespiti,
açık ise fiyat avantajı
uygulanıp uygulanmamasına
göre istenecek yeterlik
belgelerinin tespiti, bu
belgelere
ilanda yer verilmesinin
temini, avantajlı fiyatın
tespitinde uygulanacak
avantaj oranını dikkate
alarak avantaj
hesabını yapabilmesi,
Yaklaşık maliyet,
yürürlükteki eşik
değerler, özel imalat
süreci gerektirmesi,
ihalenin yıllara yaygın
olması, belli
bir mesleki bilgi ve
beceri gerektirmesi ve ilk
defa ortaya çıkan bir iş
olması vb. gibi
kriterlerine göre zorunlu
standart formları ve
kriterlerini otomatik
olarak belirlenmesi.
Zorunlu olanların
değiştirilmesine imkan
verilmemeli ve idarenin
tasarrufunda olan
belgelerin istenebilmesi
sağlanabilmeli.
Belirlenen belge ve
kriterler ihale
dokümanlarına, ilana ve
dizi pusulasına otomatik
olarak yansıtılması.
İhale teklif zarflarına
istekli veya aday
tarafından konulması
gereken belgeleri tespit
ederek bunların belge
kontrol işlemleri
aşamasında kullanımını
sağlaması.
Onay belgesi ve İlan’ın
ihale dokümanları
çerçevesinde hazırlanması.
İhale Onay Belgesinin,
programa girilen bilgiler
çerçevesinde tek bir tuşla
ve herhangi bir müdahale
ve
düzeltmeye gerek kalmadan
otomatik olarak
düzenlenmesi,
İhale İlanlarının,
programa girilen bilgiler
çerçevesinde tek bir tuşla
ve herhangi bir müdahale
ve düzeltmeye
gerek kalmadan otomatik
olarak düzenlenmesi,
İhale ilanlarının,
yürürlükteki parasal tutar
ve eşik değerler
çerçevesinde, ihale işlem
dosyasındaki bilgilerden
hareketle nerede
yayınlanacağı, ihale
gününden kaç önce
nerelerde yayınlanacağını
otomatik olarak
belirlemeli
ve en erken ihale tarihini
verebilmesi.
 İhale İlanlarının KİK’e
elektronik ortamda program
tarafından otomatik olarak
aktarılması,
KİK ‘ten ihale kayıt
numarasının alınabilmesi
için doldurulması gereken
ihale bilgi formunun
yazılım tarafından
ilgili dosyadan alınan
bilgilerle otomatik olarak
doldurulması ve alınan
kayıt numarasının tüm
evraklara
yansıması; ilgili ihale
dosyasının ihale kayıt
numarası ile birlikte
KİK’e kaydının sağlanması,
İhale işlem dosyasındaki
bilgiler çerçevesinde
program tarafından
otomatik olarak
oluşturulan İhale
İlanının,
KİK ihale bültenine
program tarafından
aktarılarak gönderilmesi;
gönderilen ihale ilanının
KİK bülteninde
otomatik olarak
yayınlanması,
Basın İlan Kurumu, Yerel
Gazeteler, İlan Panoları
ve kurum ihtiyaçlarına
göre yayınlanması ve
duyurulması
gereken sair gazete ve
panolarda ihale
ilanlarının yapılabilmesi
için gerekli yazışma ve
tutanakların
düzenlenebilmesi,
Kurumumuz web sitesinde
ihale ilanının
yayınlanmasının yazılım
tarafından düzenlenmesi
Otomatik Doküman satışı ve
açıklama/zeyilnameler
Teklif Zarfı
Başvurularının otomatik
kaydı ve belgelendirilmesi
Teklif Zarflarının İdare
tarafından Komisyona
teslimi
Komisyon Çalışmalarının
Yazılım ile Yapılabilmesi
Teklif Zarflarının
uygunluk kontrolü
Uygun bulunmayanların
otomatik seçimi ve
tutanağın komisyon
huzurunda yazdırılması
Yeterlik belgelerinin
kontrolü ve belge kontrol
tutağı
Tamamlatılabilecek
bilgilerin tespiti
Geçici teminat ve teklif
mektubunun usulüne uygun
doldurulup
doldurulmadığının tespiti
ve gereği
Teklif Edilen fiyatların
girişi
Detaylı inceleme
yazışmalarının tamamı
uygulama yönetmeliklerinde
belirtilen esaslar
dahilinde yapılabilmeli,
Aşırı düşük teklif ve
yazışmalar
Tekliflerde net olmayan
hususlar ve yazışmalar
Re’sen düzeltme
yazışmaları
Eksik bilgilerin
tamamlatılması yazışmaları
İsteklilerin tekliflerine
ve sundukları belgelere
göre, ciro, iş deneyim,
nakit veya kullanılmamış
banka kredi tutarlarının
yazılım tarafından
hesaplanıp yeterli olup
olmadığının tespiti,
Detaylı inceleme
sonucunda, Uygun olmayan
ihale teklif zarfı
belgelerinin uygun
bulunmama gerekçelerinin
otomatik olarak
yazdırılması
Değerlendirmeye esas
teklif bedeli cetveli.
Ekonomik açıdan en
avantajlı teklifin en
düşük fiyat esasına göre
olması
Ekonomik açıdan en
avantajlı teklifin fiyat
dışındaki unsurlara da
dikkat edilerek
belirlenmesi
Yerli istekliye fiyat
avantajı uygulaması
Gerekçeli Komisyon karar
tutanağı
İhale Sonrası İşler
KİK teyit belgesinin
elektronik ortamda
doldurulmasının ve teyidin
yazılım tarafından
alınması,
İhale Yetkilisinin
onayı/iptali
Kesinleşen İhale Kararı
Sözleşmeye davet
Sipariş
İhale sonuç ilanının
(gerekli ise) ortamda
doldurulmasının ve ilanın
tarafından gönderilmesi
Fatura ve teslimat
Ödeme (Devlet harcama
belgeleri yönetmeliğine
göre düzenlenecek
evrakların düzenlenmesi)
İhale İstatistik bilgi
formunun yazılım
tarafından hazırlanması
ADAY VE
İSTEKLİ FİRMALAR İLE
YÜKLENİCİ FİRMALAR BÖLÜMÜ
(KARTI) YAZILIMI :
Aday/istekli ve yüklenici
firmalar ile yaklaşık
maliyet yazışması
yapılacak kurumların bir
cari kartı bulunacak ve
gerekli olan tüm
bilgilerin (Kod, unvan,
açıklama, uyruk, firma
yetkilisi, vergi dairesi
ve numarası, banka hesap
numaraları, oda sicil
bilgileri, adres, telefon,
e-posta bilgileri,
sektörel kodlamalar,
yüklenici türü bilgileri),
girilmesine olanak sağlar.
İhale aşamalarında
Aday/istekli ve yüklenici
firmalar ile yaklaşık
maliyet yazışması
yapılacak
kurumlar tekrar girilmez,
daha önce girilmiş olan
kayıtlardan seçilecek ve
komisyon aşamalarında
otomatik olarak gelir.
Firmalara doküman satışı
otomatik olarak
yapılabilecektir.
Firmaların borç/alacak
takibi, fatura ve nakit
fişine bağlı olarak
otomatik olarak takip
edilebilir.
KİK’e gönderilecek rapor
ve istatistiklerde
firmalara ait bilgi
bölümleri ile tahakkuk
müzekkeresindeki bilgiler
cari karttan okunabilmesi.
Firmaların hareketleri
(borç, alacak) ihale
sürecine göre
izlenebilmelidir.
Rapor ve İstatistikler
Bölümü :
Yaklaşık
maliyet-Firma-Kurum
Son İhale
bilgileri-Firma-Kurum
Fatura bilgisi-Firma-Kurum
Borç-Alacak-Firma-Kurum
Nakit ödeme-Firma-Kurum
Mal/Hizmet/Yapım işi
-Firma-Kurum
Firma-Kurum-Mal/Hizmet/Yapım
işi
YAPIM/MAL/HİZMET KARTI
BÖLÜMÜ YAZILIMI :
Yapım/Mal/Hizmet
ihalelerinde kullanılacak
yapım, mal ve hizmet
kartları açılabilmeli ve
her türlü
bilgilerin (stok kod, ad,
açıklama, özel kod, birim,
miktar, harcama kalemi,
KDV oranı, teknik ve özel
şartnameler, sektörel
kodlamalar, asgari stok
seviyeleri), girilmesine
olanak sağlar. Stok
hareketleri
izlenir. Talep fişleri
düzenlenmesi. Birimler
bazında istek fişi
düzenlenmesi, Yapılan
isteklerin satın
alma birimine otomatik
olarak iletilmesi, Satın
alma biriminin istek
fişlerini kabul ve
reddedebilmesi, İstek
fişlerinin otomatik olarak
ihale dosyalarına
aktarılması, Teknik
şartnamelerin otomatik
olarak ihale dosyasına
aktarılması, İhale
aşamalarında bu bilgilerin
tekrar girilmesine gerek
kalmadan otomatik olarak
kullanılabilmesi.
Rapor ve İstatistikler
Bölümü :
Harcama kalemine göre,
firma ve istek birimine
göre, ihale usulü ve
yılına göre yapılan
alımlar
İhtiyaç /Talep Fişi
Listeleri
Stok, Firma, İhale
Bilgisi, Tarih bağlantılı
istatistikler,
BÜTÇE/ÖDENEK BÖLÜMÜ
YAZILIMI : Analitik,
program bütçe ile
gerektiğinde serbest
bütçeye göre bütçe
kartları ve terpitleri
tanımlanabilir.
İhale işlemleri sırasında
ödenek ve bütçe kontrolü
yapacak ve ihale
sonrasında ödenekten
ilgili tutarı düşerek
program ve analitik
bütçeye göre takip eder.
21/f ve 22/d ile yapılan
alımlara ilişkin %10
kontrolleri otomatik
olarak yapılır.
Ana hesap ve alt hesaplar
ve bunların ödenek
tutarları,Harcama kalemine
göre açılan ödenekler,
yapılan
transferler, yapılan
harcamalar, blokeler,
serbest bırakılan oran ve
tutarlar, kalan tutarların
işlenebileceği ve
izlenebileceği asgari
bilgileri tutabilen bütçe
kartları,Yaklaşık maliyete
göre ödenek blokesi
otomatik olarak
yapılabilir.
Rapor ve İstatistikler
Bölümü :
Harcama kalemlerine göre
liste
Ana kart veya son
düzeylere göre liste
SABİT BİLGİLER / TANIMLAR
BÖLÜMÜ YAZILIMI :
Kurum bilgileri, Kurum
görevlileri (ihale
sürecinde görev alanlar,
yazışma kurallarına göre
yapılacak
yazışmalarda görev
alanlar; sabit ve değişen
görevliler), ihale yeri ve
teslim adresleri vb,
yürürlükteki parasal
tutarlar, eşik değerler,
pazarlık, doğrudan temin
limitleri, damga vergisi
oranları, yuvarlama
katsayıları, nakit
fiş bilgileri, talep ve
ihale servisleri ile
görevlilerinin kaydı,
kurumumuz logosunun
tanımının yapılacağı kurum
bilgileri ve çeşitli
düzenlemeler bölümü.
Kullanıcı tanımlarının ve
yetki seviyelerinin
tanımlanacağı bölüm. Bu
bölümde, Kullanıcılar,
yetki seviyelerine,
ihalesini yapacağı
birimlere (satınalma, fen
işleri, idari işler vb.),
ihale sürecindeki herhangi
bir aşamaya ve
yaklaşık maliyete
erişebilmeye göre şifre ve
yetkilendirilebilir.
Kullanıcılar yetkili
olmadığı bir birimin
ihalelerine erişemez.
Dosya Bakımlarının
yapılacağı bölüm.
Yedekleme, yükleme
işlemlerinin yapılacağı
bölüm.
İnternet üzerinden yeni
sürümlerin alınabileceği
bölüm.
Yıl sonu devir
işlemlerinin yapılacağı
bölüm
KRİTİK KONTROL VE UYARI
İŞLEMLERİ
Hazırlanan tüm belge ve
yazışma metinlerinin
yazıcıdan çıktı alınmadan
önce sayfa önizleme
yapılabilmesi,
İdaremizin antet ve kurum
başlığının gerekli olan
belge ve yazışmalara
çıkması,
Kullanıcının yanlış tarih,
oran ve usul hatası
yapması halinde
kullanıcıya bu hatalı
işlemleri yazılım
tarafından
hatırlatılması, doğru
düzenleme önerilmesi,
kanun ve yönetmeliklere
aykırı düzenleme yapmasına
olanak
tanınmaması,
İhale dokümanı satılmadan
ve ihale işlem dosyası
komisyon üyelerine teslim
edilmeden önce, özet ihale
bilgileri (ihale usulü,
fiyat farkı verilecektir,
yabancı isteklilere
kapalıdır vb. gibi) raporu
alınabilmesi.
Komisyon üyelerine ihale
işlem dosyasının verilmesi
aşamasından önce ve
dokümanı aday/isteklilere
satılmadan önce örnek
ihale dokümanı/ihale işlem
dosyası ön izleme
yapılabilmesi,
İhale dokümanları
arasıdaki bağlantı ve
ilişkinin kopmasına olanak
verilmemeli. İlan, onay,
idari
şartname, sözleşme
tasarısı gibi formlarda
yapılacak herhangi bir
değişiklik diğer ilgili
formalara yansıması,
| 
